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    檔案數字化服務(wù)外包應做好“五到位”

    1952024-01-08

    現階段,檔案部門(mén)開(kāi)展檔案數字化工作主要采取服務(wù)外包方式,但在實(shí)施過(guò)程中,多數紙質(zhì)檔案需要進(jìn)行重拆裝再整理,檔案實(shí)體存在損毀、丟失等隱患;大量數字化副本集中加工處理,檔案信息存在擴散、泄露等風(fēng)險。因此,要高度重視檔案數字化服務(wù)外包中的安全問(wèn)題,嚴格按照國家檔案局《檔案數字化外包安全管理規范》等要求及檔案服務(wù)外包工作規范等,依據“合法、安全、可控”原則,在全過(guò)程嚴格監管的基礎上,注重做好“五到位”,確保檔案實(shí)體與信息安全。

     

     

    一、工作謀劃到位

     

    發(fā)包方應成立由主要領(lǐng)導或分管領(lǐng)導參加的檔案數字化外包管理組織,建立權責明晰的崗位責任制,全面準確統計現有非數字化檔案的種類(lèi)、數量、密級、價(jià)值等基礎信息,根據移交進(jìn)館、查詢(xún)利用、編研開(kāi)發(fā)等不同需求,科學(xué)合理擬定數字化服務(wù)外包的檔案范圍和技術(shù)指標等要求。在數字化加工場(chǎng)所的選擇上,應符合國家檔案局有關(guān)要求,確保實(shí)體檔案進(jìn)出庫及臨時(shí)存放安全,滿(mǎn)足服務(wù)外包人員工作休息、個(gè)人物品擺放等需求。同時(shí),應按要求配置檔案數字化加工所需的硬件設備、軟件系統、存儲介質(zhì)及輔助的視頻監控、消毒殺蟲(chóng)設施設備等,無(wú)論是自行配置或要求承包方提供,均應“以我為主”,確保全流程全要素可查可控。

     

    二、招標考察到位

     

    發(fā)包方應以法律法規為準繩、以成果質(zhì)量為核心、以安全保密為底線(xiàn),認真選好檔案數字化服務(wù)外包機構。招標文件中不僅要明確單頁(yè)掃描價(jià)格等顯性成本,還要明確檢驗返工、設備配置以及人員崗位、安全管理等涉及隱性成本的條款要求,避免實(shí)施中產(chǎn)生一些不必要的問(wèn)題。發(fā)包方應對檔案數字化服務(wù)機構的資質(zhì)信用、財務(wù)狀況、員工素質(zhì)、管理制度、保障能力、服務(wù)實(shí)績(jì)等進(jìn)行全面考察,構建科學(xué)的篩選指標體系并進(jìn)行綜合評估,依法依規選擇合適的承包方。

     

    三、溝通培訓到位

     

    在項目實(shí)施前,良好的溝通對接和針對性的教育培訓往往可以實(shí)現事半功倍的效果。發(fā)包方應主動(dòng)與行政主管部門(mén)和移交接收單位對接,接受指導、監督和檢查,更好地改進(jìn)工作。同時(shí),積極與本單位內設處室溝通,共同做好項目實(shí)施各項保障工作,反復與承包方會(huì )商,不斷細化完善實(shí)施方案,并確??刹僮餍?。另外,做好發(fā)包方各級各類(lèi)人員崗位職責培訓也極為重要,應明確崗位職責,抓好承包方全體項目實(shí)施人員的教育培訓,特別是要把安全作為紅線(xiàn),把教育融入日常。

     

    四、監督指導到位

     

    發(fā)包方在檔案數字化服務(wù)外包過(guò)程中監管不到位甚至當“甩手掌柜”,會(huì )直接導致安全風(fēng)險及隱患驟升。發(fā)包方應會(huì )同承包方建立健全各項規章制度和安全操作規范,并采取切實(shí)有效的措施確保落實(shí)到位。應設置管理員、保密員、審計員,實(shí)行“三員分離”,構建人防、物防、技防“三位一體”的安全防護體系,多措并舉,筑牢安全保密防線(xiàn)。充分利用臺賬、日志等記錄,將其作為安全管理、質(zhì)量管控、責任追究的有效抓手。嚴格管理檔案數字化過(guò)程中使用的移動(dòng)存儲介質(zhì)和刻錄設備,做到有登記、有審批、有記錄、有保管、有銷(xiāo)毀。

     

    五、驗收整改到位

     

    檔案數字化加工任務(wù)結束不是終點(diǎn),扎實(shí)做好交接驗收、整改完善等工作,才能確保項目安全順利完成。發(fā)包方應對檔案實(shí)體及時(shí)進(jìn)行檢查,該修復的修復、該消殺的消殺。對數字化成果進(jìn)行自動(dòng)檢驗和人工抽檢,確保全部符合要求。同時(shí),承包方要將設備硬盤(pán)、移動(dòng)存儲介質(zhì)與各種工作文件、日志、記錄、元數據等一并移交。發(fā)包方應對各個(gè)安全環(huán)節進(jìn)行再確認,如對承包方自帶的各類(lèi)設施設備進(jìn)行檢查和必要的安全處理,組織安全保密專(zhuān)項驗收;對各類(lèi)風(fēng)險隱患進(jìn)行再排查,如全面了解掌握項目實(shí)施期間各類(lèi)人員的現實(shí)表現,并再次開(kāi)展安全保密教育,及時(shí)查缺補漏。最后,應將檔案數字化服務(wù)過(guò)程中所形成的各類(lèi)原始記錄材料,按要求移交檔案部門(mén)管理。

     

    “五到位”只是做好檔案數字化服務(wù)外包工作的基本要求。在項目實(shí)操中,發(fā)包方應在嚴格遵守國家法律法規和各項規章制度的前提下,因地因事因人制宜,確保檔案數字化服務(wù)外包工作高質(zhì)量開(kāi)展。

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