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    檔案數字化外包服務(wù)開(kāi)展的政策依據有哪些 如何選擇檔案數字化外包服務(wù)公司

    1942024-01-10

    檔案信息化工作的發(fā)展和推進(jìn),離不開(kāi)眾多企業(yè)公司的幫助,發(fā)揮企業(yè)優(yōu)勢,調動(dòng)市場(chǎng)資源,有利于檔案信息化向更好更高的方向發(fā)展。檔案信息化的基礎工作就是紙質(zhì)檔案數字化,依托外包服務(wù)公司參與海量的紙質(zhì)檔案數字化工作,壓縮了數字化時(shí)間,提高了信息化進(jìn)程。在外包服務(wù)公司參與工作的過(guò)程中,需要按照相關(guān)標準、規范、要求做好保密、協(xié)調、業(yè)務(wù)督導等工作。

     

     

    一、檔案外包服務(wù)的政策法規依據

     

    1、《中華人民共和國檔案法》(中華人民共和國主席令第47號)

    第三十五條 各級人民政府應當將檔案信息化納入信息化發(fā)展規劃,保障電子檔案、傳統載體檔案數字化成果等檔案數字資源的安全保存和有效利用。

    第三十八條 國家鼓勵和支持檔案館和機關(guān)、團體、企業(yè)事業(yè)單位以及其他組織推進(jìn)傳統載體檔案數字化。已經(jīng)實(shí)現數字化的,應當對檔案原件妥善保管。

     

    2、《機關(guān)檔案管理規定》(國家檔案局第13號令)

    第十一條 機關(guān)通過(guò)政府購買(mǎi)服務(wù)方式輔助實(shí)現檔案工作基本任務(wù)的,應當嚴格限定社會(huì )化服務(wù)范圍,嚴格審核服務(wù)供方的信息安全保障能力和業(yè)務(wù)資質(zhì),并接受檔案行政管理部門(mén)監督、指導和檢查。

    機關(guān)檔案業(yè)務(wù)社會(huì )化服務(wù)限于檔案整理、傳統載體檔案數字化、紙質(zhì)檔案數字復制件全文識別、電子檔案管理技術(shù)支持等輔助性工作。社會(huì )化服務(wù)應當符合《檔案服務(wù)外包工作規范》(DA/T68)規定。

    第五十六條 機關(guān)應當開(kāi)展數字檔案室建設,統籌傳統載體檔案數字化、電子文件歸檔與電子檔案管理工作。

     

     

    二、檔案外包服務(wù)的國標規范

     

    1、《紙質(zhì)檔案數字化規范》(DA/T31-2017)5.7 檔案數字化外包

    (1)紙質(zhì)檔案數字化工作如需外包,檔案部門(mén)應從企業(yè)性質(zhì)、股東組成、安全保密、企業(yè)規模、注冊資金情況等方面嚴格審查數字化加工企業(yè)的相關(guān)資質(zhì);按照GB/T 20530-2006第5章的要求評估數字化加工企業(yè)的技術(shù)能力;從規章制度的建立健全程度等方面考查加工企業(yè)的管理能力。

    (2)在項目實(shí)施過(guò)程中,應依據《檔案數字化外包安全管理規范》(檔辦發(fā)[2014]7號),從檔案部門(mén)、數字化服務(wù)機構、數字化場(chǎng)所、數字化加工設備、檔案實(shí)體、數字化成果移交接收與設備處理等層面執行嚴格的安全管理要求。

    (3)檔案部門(mén)應指派專(zhuān)門(mén)人員參與紙質(zhì)檔案數字化外包業(yè)務(wù)的監督、指導,完成質(zhì)量監控、進(jìn)度監控、投資監控、安全監控和協(xié)調溝通等方面的工作。

     

    2、《檔案服務(wù)外包工作規范》(DA/T68-2020)

    (1)檔案服務(wù)通常包括檔案寄存服務(wù)、檔案數字化服務(wù)、檔案整理服務(wù)、檔案管理咨詢(xún)服務(wù)、檔案開(kāi)發(fā)利用服務(wù)、檔案銷(xiāo)毀服務(wù)等幾種業(yè)務(wù)類(lèi)型。

    (2)檔案寄存服務(wù)是指在不改變檔案所有權和處置權的前提下,發(fā)包方將檔案委托給承包方保管,承包方為發(fā)包方提供檔案保管的庫房、設備,進(jìn)行日常保管、安全防護,并按需要提供利用的服務(wù)過(guò)程。

    (3)檔案數字化服務(wù)是指承包方利用計算機技術(shù)對發(fā)包方的紙質(zhì)檔案、音像檔案、縮微檔案等進(jìn)行數字化加工,將其轉化為存儲在磁帶、磁盤(pán)、光盤(pán)、固態(tài)硬盤(pán)等載體上并能被計算機識別的數字圖像或數字 文本的服務(wù)過(guò)程。

    (4)檔案整理服務(wù)是指承包方按照一定原則對發(fā)包方形成的檔案實(shí)體進(jìn)行系統分類(lèi)、組合、排列、編號和基本編目,使之有序化的服務(wù)過(guò)程。

    (5)檔案管理咨詢(xún)服務(wù)是指承包方通過(guò)口頭或書(shū)面形式為發(fā)包方提供意見(jiàn)、建議,指導、幫助發(fā)包方解決檔案工作遇到的問(wèn)題的服務(wù)過(guò)程。

    (6)檔案開(kāi)發(fā)利用服務(wù)是指承包方幫助發(fā)包方將其保存的檔案通過(guò)多種途徑、手段和技術(shù)、方法進(jìn)行 開(kāi)發(fā),形成各種形式的信息、知識產(chǎn)品,提供利用,發(fā)揮檔案價(jià)值的服務(wù)過(guò)程。

    (7)檔案銷(xiāo)毀服務(wù)是指承包方幫助發(fā)包方將經(jīng)過(guò)鑒定、需銷(xiāo)毀的檔案作毀滅性處置的服務(wù)過(guò)程。

     

    三、檔案數字化外包服務(wù)選擇的注意事項

     

    1、對數字化項目的檔案內容進(jìn)行調研

    需要詳細了解數字化項目檔案的內容,是什么類(lèi)型的檔案,是哪個(gè)時(shí)期的檔案,是否需要修復,檔案的材質(zhì)如何,采用哪個(gè)規則進(jìn)行整理,掃描分辨率如何,圖像文件的格式、命名、壓縮、存儲等等。作為一個(gè)項目進(jìn)行外包,項目的經(jīng)費預算有多少,招投標的形式如何,項目的實(shí)施工期有多長(cháng),如何實(shí)施,在哪里實(shí)施,如何監管,驗收工作如何開(kāi)展等等。

     

    2、外包服務(wù)公司的選擇

    檔案數字化外包服務(wù)是一種政府采購的委托服務(wù)形式,需要按照政府采購的流程確定外包服務(wù)公司,一般都是采取公開(kāi)招投標的形式來(lái)確定選取哪家公司。在采購的時(shí)候需要對公司做出相關(guān)要求,如企業(yè)性質(zhì)、企業(yè)規模、注冊資金情況等方面資質(zhì)條件,安全保密、技術(shù)認定、履約情況等技能實(shí)力。通過(guò)市場(chǎng)競爭的形式,選擇資質(zhì)條件最優(yōu),技能實(shí)力最強的公司來(lái)勝任外包服務(wù)項目。

     

    3、制定規章制度,嚴格執行落實(shí)

    為保障檔案實(shí)體和檔案信息數據的安全,需要制定崗位管理、人員管理、場(chǎng)地管理、設備管理、數據管理、檔案實(shí)體管理等方面的規章制度。制度的生命力在于落實(shí),作為業(yè)主的檔案館室,需要做好監督指導工作,作為承包項目的外包服務(wù)公司需要按照規定流程操作,將制度嚴格執行落實(shí)在各項工作環(huán)節中。

     

    4、互助互利,共同完成數字化項目

    發(fā)包與承包,是互助互利的關(guān)系,檔案館室與外包服務(wù)公司需要明確責任與義務(wù),完成進(jìn)度的快慢,成果質(zhì)量的好壞,直接影響著(zhù)整體項目的進(jìn)展。檔案館室與外包服務(wù)公司需要共同努力,良性循環(huán),想方設法共同完成數字化項目。

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