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    學(xué)習分享丨事業(yè)單位如何做好檔案管理工作

    2322024-01-17

    當前,隨著(zhù)科學(xué)技術(shù)水平的不斷提高,事業(yè)單位的檔案管理工作也逐步得到了改善。檔案管理工作水平的高低將直接對事業(yè)單位的競爭力產(chǎn)生影響。然而,想將檔案管理工作做到最好是不容易的,因為事業(yè)單位的檔案管理是一項專(zhuān)業(yè)性與事業(yè)性并存的工作。因此,研究如何提高事業(yè)單位的檔案管理工作水平具有很重要的意義。

     

    事業(yè)單位檔案管理工作的部分現狀

     

    01  對于檔案管理工作重視程度不高

    由于檔案中存在大量信息資料,合理利用會(huì )給事業(yè)單位帶來(lái)巨大經(jīng)濟效益。因此,加強檔案管理工作,能夠促進(jìn)工作中各個(gè)環(huán)節的正常運行。但是一直以來(lái),部分事業(yè)單位都不重視檔案的宣傳、管理和使用,造成員工對檔案也知之甚少。沒(méi)有全面和深入地開(kāi)發(fā)檔案,使檔案在工作中沒(méi)有得到充分地利用。

     

     

    02  檔案管理配套設施不健全

    隨著(zhù)社會(huì )的發(fā)展,信息技術(shù)的普及,計算機信息技術(shù)已經(jīng)廣泛應用到檔案管理中。但是,仍然有許多事業(yè)單位沒(méi)有意識到信息技術(shù)給檔案管理帶來(lái)的便利,沒(méi)有引入計算機和互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行檔案管理,仍然采用傳統的人工收集和保存檔案。這不僅影響檔案管理的效率,浪費了人力,增加了工作難度,還制約了檔案的開(kāi)發(fā)和管理,影響檔案信息交流。

     

    03  檔案管理制度不完善

    部分事業(yè)單位雖然建立了檔案管理制度,但制度中存在很多缺陷,在具體執行時(shí),也沒(méi)有嚴格按照制度行事。例如檔案在收集過(guò)程中,獲取不完整,造成檔案丟失;有些檔案在借閱時(shí),被別有用心的人私自涂改,變作有利于自己的資料,導致檔案失真等等。

     

     

    04  檔案管理人員專(zhuān)業(yè)素質(zhì)有待提升

    部分檔案管理人員沒(méi)有專(zhuān)業(yè)地學(xué)習過(guò)檔案管理,缺乏相應的專(zhuān)業(yè)知識,同時(shí)存在一些檔案管理人員沒(méi)有與時(shí)俱進(jìn)的觀(guān)念,不主動(dòng)學(xué)習新知識,仍然采用傳統的方法進(jìn)行檔案管理。由于檔案管理人員是檔案管理的直接執行人員,因此,檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)直接影響檔案管理水平。

     

    事業(yè)單位檔案管理工作的應對之策

     

    01  提高檔案管理的意識

    事業(yè)單位要充分認識到檔案管理的重要性,時(shí)刻做好檔案管理工作,對檔案管理工作要有責任感,加強檔案管理工作的責任與義務(wù)。開(kāi)拓新思想,更新觀(guān)念,跟上時(shí)代步伐,對檔案工作進(jìn)行改進(jìn)和加強,通過(guò)現代化的科技,努力建設基礎設施齊全、服務(wù)質(zhì)量完善、管理體制科學(xué)、信息科學(xué)設備普及的全方位現代化檔案管理。

     

     

    02  采用信息化的檔案管理策略

    眾所周知,檔案管理工作瑣碎,工作內容多,勞動(dòng)強度大。所以在科技發(fā)展的新時(shí)代,我們應通過(guò)計算機等科技化設備,完成檔案的整理工作,從而達到事半功倍的效果。

    這就要求管理人員既要有扎實(shí)的專(zhuān)業(yè)基礎,完整的理論知識,良好的職業(yè)道德,較高的工作責任感,又要有細心的辦事態(tài)度,樂(lè )于奉獻的專(zhuān)業(yè)精神,并且要有運用科學(xué)技術(shù)的專(zhuān)業(yè)手段和管理檔案的先進(jìn)技能。所以,檔案管理人員要有扎實(shí)的專(zhuān)業(yè)基礎,開(kāi)拓的視野,全方面的知識結構,才能適應新時(shí)代的檔案管理需求。

     

    03  完善檔案管理制度

    建立完善的規章制度和科學(xué)的管理體系是提高檔案管理工作的關(guān)鍵。隨著(zhù)時(shí)代的進(jìn)步,檔案管理制度也要不斷更新、提高,從而將各個(gè)部門(mén)的檔案進(jìn)行統一管理。

     

     

    完善制度建設是保證檔案工作者進(jìn)行再教育的前提和保證。首先,建立健全再教育管理制度,如考勤、考核、評估、獎懲等制度;其次,建立約束和鼓勵再教育的機制。這不僅使檔案管理人員產(chǎn)生緊迫感和危機意識,主動(dòng)進(jìn)行再教育,及時(shí)更新知識,而且有利于提高檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)能力和水平。

     

    事業(yè)單位需要更高效、更系統、更先進(jìn)的檔案管理工作推動(dòng)事業(yè)單位在激烈的市場(chǎng)競爭中立足與發(fā)展。只有經(jīng)過(guò)全方面的共同努力,事業(yè)單位的檔案管理水平才能從本質(zhì)上得到提升,檔案管理工作才能更好的促進(jìn)事業(yè)單位的發(fā)展。

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