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    如何做好檔案管理?3步搞定

    1262024-03-04

    檔案管理這項活,想必做過(guò)的行政er都有話(huà)可說(shuō):

    “做了大半年檔案管理,工作成果沒(méi)人care……”

    “害怕檔案室落灰又擔心檔案室受潮。愁skr人!”

     

    檔案管理看似吃力不討好,卻又是不可或缺的基礎性工作。通過(guò)它,可以記錄下公司發(fā)展過(guò)程中的真實(shí)面貌,延續企業(yè)的文化及歷史;又能幫助業(yè)務(wù)部門(mén)以檔案材料為依據,吸取過(guò)往經(jīng)驗及教訓,做出合理決策。

    那么作為行政,該如何進(jìn)行檔案管理,才能在維護企業(yè)經(jīng)驗及成果的同時(shí),輔助企業(yè)更快、更好地發(fā)展?不妨聽(tīng)聽(tīng)小知怎么說(shuō)~

    01.預先準備

    磨刀不誤砍柴工。檔案管理涉及的面繁雜、廣泛,需要行政人預先做好準備,才能在后續整理及管理過(guò)程中有條不紊。

    ① 認識管理對象:什么是“檔案”?并非公司經(jīng)營(yíng)過(guò)程中產(chǎn)出的所有資料,都能稱(chēng)之為檔案噢。行政er應厘清檔案的概念,才能在實(shí)際工作中,知道該管理什么材料。只有社會(huì )或個(gè)人在社會(huì )活動(dòng)中直接形成,保存備查的各種形式及載體的數據、信息和知識記錄,才能稱(chēng)之為檔案。

    檔案具備原始記錄性、回溯性等特性。判斷一份文件是否屬于檔案,可參考以下這三點(diǎn)

    ◎ 此文件是否辦理完畢。假如一份文件還處于流程之中,那么就不屬于檔案;◎ 此文件是否具備利用價(jià)值。盲目保存經(jīng)營(yíng)過(guò)程中產(chǎn)生的所有文件,本質(zhì)上是資源浪費;◎ 是否按一定規律集中妥善保存。單獨隨意擱置的文件也不能稱(chēng)之為檔案。

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    ② 明晰管理范圍:該管理哪些?檔案管理涵蓋的范圍很廣,既可涉及品牌宣傳、合作榮譽(yù)、大事件等對外資料,也可覆蓋戰略規劃、投資運營(yíng)、業(yè)務(wù)評估等對內材料。

    與此同時(shí),文書(shū)規范性、離任審計、監察資料、無(wú)形資產(chǎn)等管理性質(zhì)的資料,可以轉化為檔案的一部分;制度流程、企業(yè)文化等宣傳色彩的材料,也是時(shí)常被歸檔的對象。

    但并非將以上材料全部進(jìn)行歸檔,就是對的。行政er應考慮自家公司實(shí)際需求,做到檔案范圍劃分科學(xué)合理。請參照以下 tips 進(jìn)行決策吧:

    ◎ 與各部門(mén) leader 進(jìn)行訪(fǎng)談,確定該部門(mén)需進(jìn)行歸檔的具體文件類(lèi)型;◎ 仔細確認各部門(mén)的制度及流程,確保每個(gè)流程及節點(diǎn)都有相應的交付物;◎ 根據各部門(mén)業(yè)務(wù)類(lèi)型及需求的變化,適當調整檔案管理范圍;◎ 明確公司硬性要求,有哪些文件必須要歸檔;◎ 根據公司年度計劃判斷本年度檔案工作需涉及的部分。

     

    ③ 組織人員配置:由誰(shuí)進(jìn)行管理?檔案管理不是單打獨斗,而應「統一指導、分級管理」。

    在設置專(zhuān)門(mén)的檔案管理人員,負責擬定規劃、制度及實(shí)施方法的同時(shí),最好應在各部門(mén)配置相應的兼職人員,負責本部門(mén)材料的形成及收集。必要時(shí),還應組織相關(guān)人員進(jìn)行檔案管理培訓。

    例如:人事部、財務(wù)部、業(yè)務(wù)部中涉及敏感內容的文件,可由其生成部門(mén)自行管理,檔案部實(shí)施監管。

    ④ 確定場(chǎng)地支持:應存放在哪里?在具備條件、符合需求的情況下,可將檔案放置在檔案室內;沒(méi)有條件的情況下,也可以設置帶鎖的柜子進(jìn)行檔案歸置。

    歸置檔案的場(chǎng)地及設備并非越高級越好。而應根據企業(yè)自身情況而定,既要保證檔案安全性、私密性與完整性,又得符合公司資源的實(shí)際調用情況及業(yè)務(wù)需求,量力而行。假設10人以下的初創(chuàng )公司,動(dòng)用庫房來(lái)進(jìn)行檔案管理,顯然就大材小用了。

    公司設置檔案室的情況下,事先考量以下幾點(diǎn):

    ◎ 在設備配備上預先為“九防”服務(wù),例如安裝二氧化碳滅火器、防爆燈、漏水報警裝置等?!?檔案室選址避開(kāi)地下室或頂樓,避免漏水問(wèn)題;◎ 使用密集架的情況下,提前計算樓板的承重問(wèn)題;◎ 檔案室內避免管道通過(guò)(消防水管、空調管等);◎ 運用獨立門(mén)禁及監控等措施,保證檔案的保密性。

     

    02.開(kāi)展工作

    開(kāi)展檔案工作,要求檔案管理人員具備耐心、細心的同時(shí),又得具備原則性,嚴格按制度、規則辦事??蓞⒖家韵麻_(kāi)展工作過(guò)程中的實(shí)用建議~

    ① 確立檔案管理的制度與流程是關(guān)鍵。應在符合公司實(shí)際需求的基礎上,制定貼合檔案管理人員工作習慣的制度??稍跀M寫(xiě)制度及流程前,借鑒國家規范制度及優(yōu)秀企業(yè)檔案細則中的閃光點(diǎn)。

    *檔案管理制度示例

     

    一般來(lái)說(shuō),檔案工作的具體流程可分為:文件審核、文件接收、文件錄入、文件整理及歸檔、庫房整理。每塊細分類(lèi)別下又有不同的注意事項。

    A 文件審核。專(zhuān)業(yè)性文件須經(jīng)生成部門(mén)進(jìn)行標準確認(哪些文件、原件/復印件、是否簽字蓋章等);非專(zhuān)業(yè)性文件則審核其流程及內容是否符合公司要求。另外,文件轉化成檔案的過(guò)程中,要站在檔案的角度,審核其是否完整、連續、有效。B 文件接收。交接雙方應有文字性憑證,例如郵件或移交單等。應記錄文件排列的順序及規格,確認文件的頁(yè)數、載體類(lèi)型、原件或復印件等信息。

    C 文件錄入。這是最為關(guān)鍵的環(huán)節,將直接影響后期檔案的利用效果。錄入文件時(shí),應做到:

    ◎ 信息遵從文件內容本身錄入;◎ 信息錄入正確、完整;◎ 除文件本身信息外,需添加檔案信息(如檔號、類(lèi)別代碼、分類(lèi)代碼等);◎ 為便于利用者檢索和查閱檔案信息,需對文件信息進(jìn)一步優(yōu)化(摘要、關(guān)鍵字、備注說(shuō)明等)?!?每份文件起碼要有全宗號、檔號、年度、所屬機構、文件題名、責任者、文件編碼、載體類(lèi)型、原件/復印件、保管期限等信息。

     

     

    D 文件整理及歸檔。原則上按份整理,部分文件按套整理(如訴訟文件);實(shí)行紙質(zhì)+電子結合的雙軌管理制度。例如,重要電子文件做到打印留底歸檔;存放時(shí)應按照所屬公司、年度、類(lèi)型依次擺放。

    E 庫房整理。庫房的整理及管理決定了檔案保存的完整性。日常工作開(kāi)展中,應注意:

    ◎ 使用檔案柜或密集架進(jìn)行檔案擱置;◎ 原則上保管和使用分離,即檔案借閱室應與檔案存放室割離;◎ 庫房出入必須按照人+檔案的形式加以登記;◎ 做到防火、防盜、防塵、防蟲(chóng)、防曬、防潮、防高溫、防有害生物、防污染等(例如日常打掃、保養消防器材、控制溫度及濕度等)。

     

     

    ② 做好檔案的分類(lèi)管理是基本原則。檔案管理人員應將各部門(mén)提交的文件、材料、證照等,按照歸檔要求組件,有序排列,以便后期的管理及利用。一般來(lái)說(shuō),組件是以單份文件為一件,但也可將關(guān)聯(lián)緊密的多個(gè)件組成一件。

    文件依據自身屬性、特征及利用需要可劃分為以下幾類(lèi)

    ◎ 按照載體歸納:可分為影音類(lèi)、電子類(lèi)、紙質(zhì)類(lèi)、實(shí)物類(lèi);◎ 按照時(shí)間歸納:可分為月度、年度;◎ 按照保管年限歸納:可分為短期、長(cháng)期、永久;◎ 按照內容歸納:可分為資產(chǎn)類(lèi)、標準類(lèi)、文書(shū)類(lèi)、管理類(lèi);◎ 按照機構歸納:即按文件生成中心或部門(mén)進(jìn)行分類(lèi);◎ 按照復式結構歸納:可分為年度+內容、年度+機構、機構+內容等。

    在分類(lèi)管理時(shí),應根據自家公司情況及需求,采用合適的結構進(jìn)行分類(lèi)。例如:年度-機構-保管年限等。并依據分類(lèi)標準做好檔案陳列,方便后期檢索。③ 依據時(shí)效、管理范圍變動(dòng)對檔案進(jìn)行規模性調整。可按照半年、一年的時(shí)間長(cháng)度,定期銷(xiāo)毀失效或不具備價(jià)值的檔案。成立檔案鑒定小組,專(zhuān)門(mén)對到期檔案進(jìn)行清查、鑒定。在接受監督的情況下,處理檔案。

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    另外,根據業(yè)務(wù)部門(mén)需求反饋,檔案工作也應進(jìn)行相應調整。例如:業(yè)務(wù)部門(mén)需歸檔的具體文件變動(dòng),那么檔案管理工作也應有所應對。④ 制定檔案管理應急方案,避免險情,做好萬(wàn)全之策。重要檔案在突發(fā)事件來(lái)臨時(shí),應能及時(shí)被轉移到安全場(chǎng)所,得到最大限度的保護。

     

    03.后期利用

    檔案管理不是將檔案整理完就算結束了。讓檔案有效流通及利用,才是檔案管理的終極目標。

    ① 建立查詢(xún)、借閱等制度,讓檔案成果惠及員工。原則上由檔案部門(mén)對統一保管的檔案文件進(jìn)行利用,文件生成部門(mén)不得隨意將其生成持有的文件外借。

    檔案可通過(guò)原件、復印件、電子件、在線(xiàn)閱覽等形式進(jìn)行利用,檔案管理人員應根據文件借閱方式和檔案密級不同(公開(kāi)、秘密、機密、絕密),制定不同的借閱流程。同時(shí)注意檔案歸還時(shí)不被涂改、保存完整。

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    ② 根據檔案信息,為公司決策提供數據支持。在檔案整理的過(guò)程中,就可收集相應的數據及建議。

    ◎ 文件審核過(guò)程,可檢查公司各類(lèi)工作流程;◎ 文件接收過(guò)程,可依據數量梳理各階段業(yè)務(wù)活躍度;◎ 檔案類(lèi)別上,可看出各部門(mén)之間協(xié)作是否緊密;

    另外,檔案管理人員還可對檔案信息進(jìn)行再加工,提供有效的檔案產(chǎn)品。例如:對公司每年度打印機租賃費用進(jìn)行匯總,為相關(guān)部門(mén)提供數據支持;對租賃合同進(jìn)行分析梳理,可得出本年度公司設立了多少分公司,分局區域等信息。

     

    —最后—

     

    檔案管理是項長(cháng)期工作,需要行政er付出足夠的耐心,才能收獲完美答卷。優(yōu)質(zhì)的檔案工作不僅是行政人職場(chǎng)進(jìn)階的階梯,也是業(yè)務(wù)部門(mén)得以正確決策的合理依據。

    當你完成整個(gè)檔案工作以后,成長(cháng)與價(jià)值也將隨之而來(lái)。小知在此,與你一同期待那日的到來(lái)~

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